Geçtiğimiz günlerde bir firmanın isteği ile mevcut ERP kullanım süreçlerine ilişkin incelemeler yaptım. Mevcut ERP kullanımının incelenmesi ve gerekiyorsa ERP kullanımına ilişkin süreçlerin yeniden yapılandırılmasına yönelik bir karar verme çalışması idi. Yani BPR yapmak gerekli mi? Yada BPI mı yapsak?

BPR (Business Process Reengineering) İş süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması: İş süreçlerinde maliyet, kalite ve hız gibi KPI’larda etkili bir iyileşme sağlamayı hedefler.

BPR, küçük iyileştirmeleri yeterli bulmaz. BPR, işler, kurumlar, görevler yerine süreçlere odaklanır. Süreçler etkili yönetilemiyor ise diğer başlıklarda yaptığınız küçük iyileştirmeler bir sonuca varamayacaktır.

Burada en önemli olan kavram ”Süreç”tir. O halde süreç nedir?

Süreç: Bir başlangıç ile bir bitiş arasındaki tüm işleri ifade eder. Örneğin, Siparişin girişinden, sevkiyatın yapılıp ödemenin alınmasına kadar ki bütün işler süreci oluşturur.

BPR süreçlere odaklanır dedik. Peki BPR yapmaya gerek olup olmadığına nasıl karar vereceğiz. Mevcut süreçlerin haritasının oluşturulması ve analizinin yapılması ile tabi ki. Peki bu çalışmadan her zaman BPR yapalım kararı mı çıkar. Bu çalışma ile birlikte BPR değil de BPI (Business Process Improvement) yapma kararı da alabilir miyiz? Yani sürecin yeniden tasarlanması değil de mevcut süreçlerin geliştirilmesi bir alternatif olabilir mi?

Bu yönü ile bakıldığında ERP projeleri bir dijitalleşme başlangıcı olarak aynı zamanda bir BPR projeleridir. Daha doğru bir ifade ile ERP projeleri BPR süreçlerine dayandırılmalıdır. Mevcut iş süreçlerimizi ERP’ye yani dijitale taşırken aslında iş süreçlerimizi de yeniden yapılandırmalıyız. Bu yapılandırmanın önemli bir ayağını da yalınlaşma çalışmaları oluşturuyor tabi.

Yeniden yapılandırılmamış (BPR), geliştirmeye kapalı (BPI) ERP projelerinden iyi bir iş çıkmayacağı açık.

Tekrar başa dönersek.

BPI mı? BPR mı? sorusuna cevap verirken aşağıdaki karşılaştırmayı dikkate almakta fayda var tabi. Aşağıdaki tabloda olan olmayan ölçütlerde bir kıyaslama (Benchmark) yapılarak karar verilmesi gerekmekte.

Aslına bakarsanız özellikle BPR kararları öyle uzun uzadıya analizler gerektirmeden kendini belli eden süreçlerdir. Bir çok şey o kadar yanlıştır ki süreci ”Neresinden tutsanız elinde kalıyor”durumu oluşmuştur.

Daha ilk sorudan veya incelemeden aldığınız bir cevap veya tespit, evet BPR gerekli dedirtebiliyor.

Napolyon savaşmayan askerleri için komutanına sormuş.

– Bu askerler neden savaşmıyorlar?

Komutan Napolyon’a cevap vermiş.

– Kırk tane nedeni var efendim.

Napolyon ” say” demiş.

Komutan başlamış saymaya.

– 1 Barut Yok.

Napolyon komutanının sözünü kesmiş.

– Tamam. Bırak gerisini sayma. Barut yokken diğerlerinin bir önemi yok.

Çoğu zaman BPR yapma kararının zorluğu, gerek olup olmadığına karar verememekten değil, kararın kendisinin zor olmasındandır. Zorluğun nedenlerini tabloya bakınca çok net görebilirsiniz.

Burada önemli bir konu başlığı da doğru Proje Yönetim Sistemidir. ERP projeleri BPR temelli olmadığında süreçlere değil, firmaya, kişilere, departmanlara odaklanmaya başlıyor. Süreçleri odağına almadan yönetilen ERP projeleri dönüp dolaşıp kendini yeniden tekrarlamaya mecbur kalıyor. Hep söylüyoruz. ERP projeleri departman bazlı değil, süreç bazlı yönetilmelidir.

İş süreçleri haritası çıkarılmadan yürütülen ERP projeleri, çıkartılarak yürütülenden çok daha fazladır. Bu yüzdendir ki ERP projelerinde başarı oranı çok düşük. Bilginin ve malzemenin akışını çıkartmayan veya çıkartamayan ERP proje yöneticisi ve danışmanları ile dolu sektör.

ERP kullanımını fail eden bir çok iş süreci varken siz kişiler ve istekleri ile uğraşıyorsunuz. Örneğin süreçte stok doğruluğunu bozan, tanımlanmamış, standardize edilmemiş, sorumluları belirlenmemiş, süreçler var ama siz ilgili kişi veya departmana raporlar hazırlıyor, planlamaya ilişkin veri toplama yöntemleri ve çözümleri geliştiriyorsunuz.

Ancak bir türlü o raporlara güvenip kararlar alınamıyor, verilere güvenilemediğinden MRP çalıştırılamıyor. Planlama yapılamıyor.

Doğru proje yönetim sistemi her şeydir. Gereksinimlerin oluşturulması, Proje ekibi, iletişim, hedefler, takvim, süreçler…

Proje yönetim sistemleri sıkı bir proje planıdır aynı zamanda.

”Planlamada başarısız olursanız, başarısız olmayı planlamış olursunuz”

Özetle BPR’a dayalı doğru proje yönetim sistemi, güçlü bir proje lideri ve proje ekibi ile ERP projeleri çok daha başarılı olmaktadır. İş süreçlerine ilişkin sürekli iyileştirmeler her zaman olacaktır. Ama patinaj çeken ve ”yap-boza” dönen süreçler yaşanmayacaktır.

Unutmayın! ERP projelerinde başarının en önemli faktörü ne ERP yazılımı, ne üst yönetim, ne teknik danışmandır. En önemli faktör. Doğru Proje Yönetimidir.